Общая концепция создания электронного архива

На сегодня информационные технологии разрешают быстро и качественно с помощью разных компьютерных и офисных программ создать любой документ, который удовлетворяет наивысшим требованиям. В связи с этим, повышается производственность работы предприятий увеличивается. При увеличении объема документов, становится труднее справляться с их количествами. Поэтому, иногда, без применения специальных средств управления документами и потоками информации, производительность затраченной работы предприятия, достигнутая вследствие внедрения высоких технологий резко прекращается расти, при этом достигнув определенных показателей. А внедрение новых средств автоматизации может привести к тому, что экономический эффект, который ожидается, не может быть достигнутым только из-за наличия средств управления документами и потоками информации. В некоторых же случаях, вместо предполагаемого подъема эффективности процессов предприятия даже вероятно их снижение.
В любом офисе, на предприятии существует большое количество традиционных бумажных документов, которые находятся в активном использовании, они же участвуют в потоках информации. Не следует руководствоваться ошибочным мнением, что число подобных документов снижается и, даже, скоро будет сведено на нуль. Конечно, давние и ценные документы успешно обращаются в электронный вид методом сканирования, а новые тотчас создаются как электронные. Однако, опять же существует другая проблема этого вопроса. Все дело в том, что современные информационные технологии предоставляют возможность, так называемого тиражирования, например документы формата A0 со скоростью до 15 м/минуту (инженерные комплексы OCE), создавая опять же бумажные документы, которые берут участие в потоках информации. Следовательно, не стоит объяснять, насколько эти потоки являются большими и какой актуальной является проблема управления ими в целом и каждым документом отдельно.
Следовательно, создание электронных архивов (дальше ЕА) в каждом случае является уникальным заданием для каждого офиса, предприятия с одной стороны, но обладает общими закономерностями, с другой стороны - позволяет расположить архивы по блокам и поэтапно получить законченное программно-аппаратное решение.
Так как, большая часть документов на любом предприятии, фирме или организации находится в электронном виде (разрабатывается в инженерно-конструкторских, офисных и других программах, то есть сразу создаются электронные документы), подсистема введения должна обеспечивать введение и регистрацию документов, которые разрабатываются в любых программах, которые используются на предприятии.
Говоря о том, что можно быстро решить проблемы с бумажными носителями, если качественно их сканировать, все равно мы не можем отказаться от бумажной волокиты. Действительно современные сканеры позволяют достичь высоких объемов сканирования с одной стороны, однако из другого - оборудование тиражирования позволяет множить бумажные документы со скоростью 10-15 м/минуту. Поэтому говорить о резком снижении объемов бумажных документов, на наш взгляд является ошибкой. Следовательно, подсистема введения должна учитывать и "бумажные" документы.
-    подсистема оперативного электронного архива - для сохранения информации оперативного использования и накопление информации перед ее записью на долгосрочное сохранение;
-    подсистема долгосрочного сохранения - для долгосрочного сохранения больших и сверхбольших объемов данных, обращения к которым является нерегулярным;
-    подсистема компьютерных программ пользователя;
Как правило, на этом уровне организуется доступ к информации архива на vps сервере в файл-серверном режиме, или с помощью использования систем автоматизации, систем управления базами данных (СКБД). Действенным инструментом на этом уровне специализированы программные пакеты - система электронного архива, управления потоками данных разработки Consistent Software - OutdoCS, Search и тому подобное.
-    подсистема тиражирования;
-    подсистема технологических решений относительно создания архива.
Итак, во-первых, на сегодня проблема создания электронных архивов предприятий является очень актуальной. Во-вторых, основные причины решения этой проблемы заключаются 1) в наличии большого количества бумажных документов, которые постепенно становятся непригодными; 2) в низкой эффективности ручной работы с документацией с одной стороны и наличием внедренных на предприятиях систем автоматизированного проектирования (САПР), в существовании необходимых программно-аппаратных средств для создания электронного архива - с другой стороны. В-третьих, создание законченной системы документооборота приводит, прежде всего, к повышению эффективности работы предприятия, и, как следствие к росту прибыли.